Zašto standardni Business Central nije dovoljan za kompaniju u Srbiji

Svakih nekoliko meseci sretnemo finansijski tim koji je sve uradio kako treba, a ipak je nezadovoljan. Odabrali su Microsoft Dynamics 365 Business Central jer je to ozbiljan sistem, jer grupacija već koristi Microsoft 365, jer je u oblaku i jer niko nije želeo da kupuje još jedan server. Implementacija je prošla dobro. A onda je, u prvom PDV periodu, neko otvorio Excel – i nikada ga više nije zatvorio.

Ovo nije neuspeh proizvoda. To je nesporazum oko toga čemu globalni ERP zapravo služi. Pravilno razumevanje te granice predstavlja razliku između ERP-a koji nosi celokupnu finansijsku funkciju i ERP-a koji postaje skup prostor za skladištenje knjiženja, dok se stvarni posao odvija negde drugde.

Šta globalni ERP zapravo sadrži

Business Central se isporučuje širom sveta. Ono što Microsoft gradi i održava jeste deo koji je zaista svuda isti: dvojno knjigovodstvo, glavna knjiga kupaca i dobavljača, usklađivanje banke, narudžbenice i tokovi odobravanja, upravljanje zalihama, projekti sa budžetom i stvarnim troškovima, osnovna sredstva, model dimenzija koji omogućava da svaki proknjiženi iznos nosi program, projekat, izvor finansiranja ili mesto troška, kao i mehanizam za izveštavanje koji prirodno komunicira sa Excel-om i Power BI-jem.

To je veoma mnogo, i istinski je dobro urađeno. Model dimenzija je posebno funkcija koju većina organizacija potcenjuje: to je razlog zašto savez može da izveštava o troškovima po programu, po disciplini i po izvoru finansiranja iz istih proknjiženih transakcija, umesto da održava tri paralelne tabele. Ništa od toga ne mora da se lokalizuje, jer mesto troška znači isto u Bazelu kao i u Beogradu.

Šta namerno ne sadrži

Zakonski sadržaj je nacionalni i menja se po nacionalnom rasporedu. Microsoft direktno održava lokalizacije za određeni broj tržišta, a ostalo prepušta partnerima na tim tržištima. Srbija je jedno od tržišta na kojima je zakonski sloj odgovornost partnera. U praksi to znači da standardno okruženje Business Central-a, iz kutije, nema ništa od sledećeg:

• Nema razmene sa SEF-om, nacionalnim sistemom e-faktura – nema slanja u propisanom UBL formatu, nema preuzimanja ulaznih faktura, nema prihvatanja ili odbijanja.
• Nema POPDV. Evidencije PDV-a koje Poreska uprava očekuje jednostavno ne postoje kao izveštaj.
• Nema srpskog zakonskog kontnog okvira, pa se struktura konta ili osmišljava lokalno ili preuzima od grupacije i zatim ručno usklađuje.
• Nema automatskog preuzimanja kursne liste Narodne banke Srbije, a samim tim ni ispravnog obračuna kursnih razlika po zvaničnom kursu.
• Nema zakonski propisanih obrazaca finansijskih izveštaja – bilansa stanja i bilansa uspeha u obliku koji zahtevaju nadležni organi.
• Nema dokumenata na srpskom jeziku sa obaveznim elementima: avansne fakture, knjižna odobrenja, izvodi otvorenih stavki (IOS), otpremnice.
• Nema rada sa blagajnom niti putnim nalozima na način koji očekuje lokalna praksa i lokalna revizija.
• Nema povezivanja sa fiskalnim uređajima za maloprodaju.

Pročitajte tu listu ponovo kao finansijski rukovodilac, a ne kao IT nabavljač. Svaka stavka je nešto što se mora desiti u svakom slučaju, u roku, sa kaznom ako se propusti. Ako to ne uradi sistem, uradiće to čovek.

Dva načina na koja organizacije premošćuju tu prazninu

Prvi način je da se pored ERP-a zadrži lokalni knjigovodstveni program. ERP vodi poslovanje – nabavku, projekte, fakturisanje – a na kraju svakog perioda podaci se prenose u lokalni program kako bi PDV i zakonski propisani izveštaji mogli da se sačine iz sistema kojem knjigovođa veruje. Ovo funkcioniše, u smislu da se prijave podnose. Ali to takođe znači dva sistema evidencije, mesečno usklađivanje koje niko ne voli da radi i trajnu raspravu oko toga koji skup brojeva je zapravo tačan.

Drugi način je Excel. Evidencije PDV-a se ručno ponovo sastavljaju iz izvoza podataka. SEF se obrađuje preko portala: izlazne fakture se ukucavaju po drugi put, ulazne fakture se čitaju na portalu i zatim ukucavaju u ERP. Kursevi se proveravaju i ručno unose. Izveštaji za institucije i donatore se sastavljaju iz izvoza pred svaki rok. I ovo funkcioniše, sve dok osoba koja zna kako je radna sveska sklopljena ne ode na godišnji odmor.

Koliko to premošćavanje zapravo košta

Ovaj trošak se retko nalazi na bilo čijoj budžetskoj stavci, jer se plaća u satima i u riziku, a ne u fakturama. Pojavljuje se na četiri mesta.

1. Dvostruki unos podataka. Svaka faktura koja postoji i na SEF-u i u ERP-u ukucava se dva puta, a svako dvostruko unošenje je prilika da se iznos, stopa PDV-a ili dobavljač razlikuju između dva zapisa.
2. Rizik od propuštanja rokova. Ulazne e-fakture imaju rokove za prihvatanje. Kada prihvatanje živi na portalu koji otvara samo jedna ili dve osobe, propušten rok nije mogućnost, već samo pitanje vremena.
3. Posao usklađivanja. Dva sistema evidencije zahtevaju periodično usaglašavanje, a taj posao raste sa obimom transakcija, a ne sa veličinom finansijskog tima.
4. Izloženost riziku prilikom revizije. Kada se izlazni rezultati usklađenosti sa propisima proizvode u tabeli, revizorski trag je istorija verzija te tabele. Ne postoji zapis o tome ko je odobrio trošak, kada, i u odnosu na koji budžet.

Postoji i peti trošak koji je teže imenovati: finansijska funkcija gubi sposobnost da brzo odgovori na pitanja. Ako se stvarno stanje nalazi razbacano po ERP-u, knjigovodstvenom programu i četiri radne sveske, onda pitanje „koliko je preostalo od budžeta programa?“ postaje mali projekat umesto obične upita.

Šta menja zakonski sloj

Lokalizacija nije skup šablona za izveštaje. Kada je urađena kako treba, to je aplikacija instalirana u okruženje Business Central-a koja dodaje nacionalni sadržaj standardnom proizvodu i koja se održava u skladu sa promenama propisa. Praktičan test je jednostavan: da li organizacija, nakon njenog instaliranja, može da ispuni svaku zakonsku obavezu bez izlaska iz sistema?

Za Srbiju to znači: razmenu sa SEF-om u oba smera sa statusom svake fakture vidljivim na samom dokumentu; evidencije PDV-a sa POPDV obrascem i poresku prijavu PDV-a pripremljenu iz proknjiženih podataka, uključujući tretman avansa; srpski zakonski kontni okvir koji se i dalje može prilagoditi organizaciji; automatsko preuzimanje kursne liste NBS-a sa obračunom kursnih razlika; zakonski propisane finansijske izveštaje generisane iz sistema; dokumenta na srpskom jeziku sa svim obaveznim elementima; rad sa blagajnom i putnim nalozima sa akontacijama i obračunom; i povezivanje sa fiskalnim uređajima tamo gde se primenjuje maloprodaja.

Napomena za grupacije sa entitetom u Srbiji

Ako je Business Central već standard grupacije, ništa od ovoga ne zahteva ponovno preispitivanje te odluke. Grupacija zadržava svoje procese, logiku kontnog okvira, izveštavanje i ugovor o licenci. Ono što je entitetu u Srbiji potrebno jeste zakonski sloj dodat u sopstveno okruženje, uz razmenu sa SEF-om i lokalne obrasce dokumenata. Izveštavanje se tada odvija dvostruko iz istih proknjiženih podataka: u lokalnoj valuti i lokalnom obliku za nadležne organe, i u valuti matične kompanije i formatu grupacije za konsolidaciju.

To je obično mnogo manji projekat nego što grupacija očekuje – meren nedeljama, a ne kvartalima – jer je najteži deo, dogovor o tome kako se poslovanje modeluje, već obavljen na nivou grupacije.

Kratka verzija

Standardni Business Central je snažan ERP koji ne poznaje srpsko zakonodavstvo, i to nikada nije bila njegova namena. Praznina je stvarna, konkretna i nabrojiva – SEF, POPDV, kontni okvir, kursevi NBS-a, zakonski obrasci, lokalna dokumenta, blagajna i putni nalozi, fiskalizacija. Ona se premošćuje ili ljudima, svakog meseca, zauvek, ili održavanim zakonskim slojem koji se ažurira kada se menjaju pravila. Prva opcija nije jeftinija. Samo je teže uočljiva u budžetu.