Business Central mit KI, aber unter Kontrolle

Wenn die Finanzleitung sagt, dass die Freigabe von Eingangsrechnungen in Verzug gerät, weiß die IT-Leitung meist schon, was folgt: Spezifikation, Aufwandsschätzung, Warten auf die Entwicklung, Testen und eine neue Änderungsrunde. In Business Central muss eine Lösung nicht mit einem zwanzigseitigen technischen Dokument beginnen. Sie kann mit einer klaren fachlichen Anforderung beginnen: „Wir möchten, dass eine Rechnung über einem bestimmten Betrag erst gebucht wird, nachdem Projektleitung und Finanzen sie freigegeben haben – mit einem Nachweis, wer wann entschieden hat.“

Das ist ein deutlicher Wandel in der Art, wie ein ERP angepasst wird. KI kann das Verständnis der Anforderung, den Lösungsvorschlag und das Schreiben des AL-Codes beschleunigen, darf aber kein unkontrollierter Weg in die Produktion werden. Ein gutes Modell verbindet die Geschwindigkeit eines KI-Assistenten mit der Prüfung durch einen erfahrenen Berater, einer Testumgebung und klaren Freigaberegeln.

Wo der Standard von Business Central nicht mehr ausreicht

Business Central bietet eine starke Grundlage für Hauptbuch, Forderungen und Verbindlichkeiten, Einkauf, Vertrieb, Lager, Anlagevermögen, Projekte, Budgets und Dimensionen. Für viele Unternehmen ist das ein großer Fortschritt gegenüber getrennten Tabellen, E-Mail-Freigaben und dem manuellen Zusammenführen der Daten am Monatsende.

Dennoch passen die Standardprozesse selten vollständig zur Arbeitsweise einer konkreten Organisation. Ein Hersteller möchte vielleicht, dass eine Bestellanforderung automatisch das Projektbudget prüft. Ein Dienstleistungsunternehmen verlangt möglicherweise, dass jede Eingangsrechnung mit Vertrag, Projekt und Kostenstelle verknüpft wird. Eine über Förderprojekte finanzierte Organisation muss Kosten eventuell nach Finanzierungsquelle, Aktivität und Programm trennen und anschließend Berichte ohne manuelles Umpacken der Daten erstellen.

Das Problem ist nicht, dass der Standard nicht jede einzelne Option bietet. Das Problem entsteht, wenn der Geschäftsprozess nur deshalb an das System angepasst wird, weil Entwicklung zu langsam oder zu teuer ist. Dann entstehen parallele Excel-Listen, Freigaben bleiben in E-Mail-Postfächern hängen, und die Finanzabteilung verbringt ihre Zeit mit Prüfen statt mit Analysieren.

Die Anpassung von Business Central beginnt in Fachsprache

Die klassische Entwicklung erwartet oft, dass der Anwender Bildschirme, Felder, Tabellen und Regeln im Voraus präzise beschreibt. Das ist keine realistische Erwartung an eine Finanzleitung oder einen Einkaufsleiter. Deren Aufgabe ist es, den Prozess, das Risiko und das benötigte Ergebnis zu kennen.

Ein KI-Assistent kann eine fachliche Beschreibung in einen ersten funktionalen Vorschlag übersetzen. Wenn der Anwender schreibt, dass eine Rechnung automatisch anhand der Projekt-Dimension und des Betrags zur Freigabe geleitet werden soll, kann die KI die relevanten Belege identifizieren, Workflow-Regeln, benötigte Felder und die Punkte vorschlagen, an denen die Buchung blockiert wird, bis die Freigabe abgeschlossen ist.

Anschließend kann sie den AL-Code für die Erweiterung vorbereiten. Das bedeutet nicht, dass die Anforderung erledigt ist, sobald der Code existiert. Im Gegenteil – dann beginnt der Teil, der das Geschäft schützt: die Prüfung, ob die Regel bei allen Belegarten funktioniert, was bei einer Teilfreigabe passiert, wer eine Entscheidung zurücknehmen kann und wie eine Ausnahme dokumentiert wird.

Der Unterschied ist praktisch. Statt dass der erste Beratungsworkshop dafür draufgeht, ein fachliches Problem in technisches Vokabular zu übersetzen, kommt das Team schneller zu einem konkreten Vorschlag, den es prüfen und hinterfragen kann.

Beispiel: vom Rechnungseingang bis zur Buchung

Stellen Sie sich einen Ablauf für Eingangsrechnungen vor. Der Beleg geht ein, entweder per manueller Erfassung oder über einen angebundenen Prozess zur E-Rechnungsübernahme. Die Finanzabteilung prüft Lieferant, Betrag, Datum und Steuer. Ist die Rechnung mit einem Projekt verknüpft, verlangt das System die entsprechenden Dimensionen. Überschreitet sie einen Schwellenwert oder weicht sie von der Bestellung ab, wird sie der verantwortlichen Person zur Freigabe vorgelegt.

Eine Anpassung kann mehrere konkrete Kontrollen ergänzen: automatischer Vorschlag der Dimensionen anhand der Bestellung, Buchungssperre ohne Pflichtanhang, Eskalation bei verspäteter Freigabe und ein Entscheidungsprotokoll mit Datum, Benutzer und Kommentar. Die Finanzabteilung muss nicht mehr in Postfächern suchen, um herauszufinden, warum eine Rechnung gebucht wurde. Der Freigabenachweis liegt beim Beleg.

Dasselbe Prinzip gilt, wenn der Prozess mit gesetzlichen Pflichten verbunden ist – etwa dem Empfang und der Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen oder der Vorbereitung von USt-Meldungen. Lokale Anforderungen sollten kein zusätzlicher manueller Schritt außerhalb des ERP sein. Sie müssen Teil eines kontrollierten Prozesses sein, mit klaren Status und Verantwortlichkeiten.

KI ist kein Ersatz für Verantwortung

Der größte Fehler ist, KI-generierten Code als fertiges Produkt zu betrachten. KI kann schnell ein Objekt, ein Feld, ein Ereignis oder eine Geschäftslogik vorschlagen, kennt aber nicht von sich aus Ihre internen Kontrollen, Vertragsausnahmen, Bilanzierungsrichtlinien oder Ihre konkrete Aufgabenverteilung.

Deshalb hat eine hochwertige KI-gestützte Entwicklung mehrere Kontrollpunkte. Der fachliche Auftraggeber bestätigt die Anforderung und das erwartete Ergebnis. Die KI bereitet die Analyse und einen Lösungsentwurf vor. Der Berater prüft die fachliche Logik und die Auswirkungen auf bestehende Prozesse. Die Entwicklung wird in einer Testumgebung bereitgestellt, in der Key-User reale Szenarien durchspielen, bevor die Produktion freigegeben wird.

Besonders wichtig ist die Prüfung der Grenzfälle. Was, wenn sich die Dimension nach der Freigabe ändert? Was, wenn die Rechnung storniert wird? Was, wenn ein Benutzer das Projekt nicht sehen darf, aber den Aufwand freigeben muss? Was, wenn ein Datenimport die Maske umgeht, auf der die Kontrolle eingerichtet wurde? Schnelle Entwicklung ohne diese Fragen kann ein schnelleres Problem erzeugen.

HOLYERP arbeitet genau nach diesem Ansatz: Die KI beschleunigt Analyse und AL-Entwicklung, während Berater jede Änderung vor der Produktion prüfen, testen und bestätigen. Ziel ist es nicht, den Experten aus dem Prozess zu entfernen, sondern dass der Experte weniger Zeit für Routinearbeit und mehr Zeit für Entscheidungen aufwendet, die Erfahrung erfordern.

Wo sich der Geschäftsnutzen am schnellsten zeigt

Die KI-gestützte Anpassung hat die größte Wirkung bei Anforderungen, die klar sind, sich wiederholen oder gut definierte Regeln haben. Das können zusätzliche Felder und Validierungen sein, automatisches Befüllen von Dimensionen, eigene Freigaberollen, erweiterte Belege, Warnungen, Checklisten und Berichte.

In der Finanzbuchhaltung bedeutet das oft weniger manuelle Prüfungen und einen schnelleren Periodenabschluss. Regeln können den Benutzer beispielsweise warnen, wenn einem Beleg Pflichtangaben fehlen oder ein Betrag das verfügbare Budget überschreitet. Im Einkauf kann das System einen Aufwand mit Vertrag von einer außerplanmäßigen Beschaffung unterscheiden und beide durch unterschiedliche Freigabeabläufe leiten.

Bei Projekten entsteht der größte Wert durch konsistente Dimensionen. Werden Projekt, Aktivität, Fonds und Organisationseinheit auf den Belegen einheitlich erfasst, erfordert der Ist-Kosten-Bericht keine nachträgliche Datenbereinigung. KI kann helfen, diese Regeln schneller umzusetzen, aber die Definition der Dimensionen und die Verantwortung für die Daten muss das Unternehmen selbst festlegen.

Im Berichtswesen ist es sinnvoll, die Datenaufbereitung zu automatisieren, aber nicht jede Analyse ist ein Kandidat für Code. Wenn die Finanzleitung einmal im Jahr eine ungewöhnliche Analyse anfordert, ist es oft rationaler, einen temporären Bericht zu erstellen oder die vorhandenen Auswertungen zu nutzen. Entwicklung lohnt sich, wenn sie Monat für Monat Zeit spart, das Fehlerrisiko senkt oder eine Kontrolle einführt, die für die Prüfung wichtig ist.

So erkennen Sie, ob eine Anforderung bereit für die KI-Entwicklung ist

Eine gute Anforderung muss nicht technisch sein, aber konkret genug. Der Anwender sollte erklären, wer den Prozess startet, welcher Beleg oder welches Datum der Auslöser ist, welche Entscheidung getroffen wird und was geschehen muss, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist. Hilfreich sind zusätzlich zwei oder drei reale Beispiele aus dem Arbeitsalltag.

Statt „wir brauchen eine bessere Rechnungskontrolle“ ist es präziser zu sagen: „Bei Eingangsrechnungen über 5.000 EUR ohne verknüpfte Bestellung verlangen wir die Freigabe des Abteilungsleiters. Eine Buchung ist nicht zulässig, bis die Freigabe erfasst ist.“ Eine solche Beschreibung gibt KI und Berater eine solide Grundlage für einen Vorschlag, eine Aufwandsschätzung und Testszenarien.

Ebenso wichtig ist es, offen zu benennen, was sich nicht ändern darf. Wenn bestehende Buchungsregeln, Zugriffsrechte oder Integrationen unberührt bleiben müssen, ist das Teil der Anforderung, keine Fußnote. Die Qualität einer Anpassung misst sich nicht nur an der neuen Funktion, sondern auch daran, ob der Rest des Systems zuverlässig weiterarbeitet.

Geschwindigkeit ist nur dann wertvoll, wenn sie nachprüfbar bleibt

Unternehmen kaufen ERP-Entwicklung nicht wegen des Codes. Sie kaufen sie, damit die Rechnung bei der richtigen Person ankommt, der Aufwand auf dem richtigen Projekt landet, die Führungskraft verlässliche Zahlen sieht und die Kontrolle eine klare Spur hinterlässt. KI kann den Weg von der Anforderung zur getesteten Lösung deutlich verkürzen, besonders bei häufigen und klar beschriebenen Änderungen.

Aber das beste Ergebnis ist nicht die am schnellsten freigegebene Änderung. Es ist die Änderung, die die Finanzabteilung versteht, die Anwender akzeptieren, die IT warten kann und der Prüfer nachvollziehen kann. Wenn Business Central solche Anpassungen erhält, hört das ERP auf, eine Einschränkung des Prozesses zu sein, und wird zu einem System, auf das sich die Organisation beim Wachsen verlassen kann.